CenSig setzt die Signatur Ihrer gesamten Microsoft-365-Organisation automatisch beim Verfassen jeder E-Mail — personalisiert aus Entra ID, im Corporate Design, in New Outlook, Classic Outlook und im Browser. Ohne dass Ihre Mitarbeiter etwas tun oder ändern können.
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Eine Signatur-Lösung, die dort ansetzt, wo Gruppenrichtlinien und Outlook-Bordmittel aufhören: zentral erzwungen, live personalisiert, kampagnenfähig.
Templates, Zuordnungsregeln und Freigaben liegen an einem Ort. Eine Änderung — und die ganze Organisation schreibt mit der neuen Signatur. Kein Client-Rollout, kein Bitten und Betteln per Rundmail. Auf Wunsch mit zweiter Stufe: Antworten und Weiterleitungen tragen automatisch eine schlanke Antwort-Signatur statt des vollen Blocks.
Name, Titel, Abteilung, Telefon, Standort, Profilfoto — jede Signatur füllt sich live aus dem Verzeichnis. Stimmen die Stammdaten, stimmt die Signatur. Automatisch, für jeden Mitarbeiter.
Animierte Countdown-Banner direkt in der Signatur — für Events, Fristen, Produktlaunches. Der Zähler oben auf dieser Seite läuft live: genau so sieht es in jeder gesendeten E-Mail aus.
New Outlook, Classic Outlook, Outlook im Browser: das Add-in setzt die Signatur beim Verfassen. Und wo kein Add-in läuft — Mobilgeräte, ältere Office-Versionen — hängt eine Fallback-Transportregel in Exchange die Signatur serverseitig an und hält sich bei Änderungen automatisch aktuell. Keine Lücken, keine Doppel-Signaturen.
Signaturen im Block-Editor zusammenstellen oder aus Logo und Kurzbeschreibung per KI generieren lassen — Outlook-taugliches HTML, ohne Tabellen-Handarbeit.
Klick-Tracking auf Signatur-Links und ein Dashboard über Nutzung und Kampagnen-Performance — Signaturen sind der meistgesehene Werbeplatz, den Ihr Unternehmen schon besitzt.
Dasselbe Add-in, dieselbe Freigabe, kein zweites Werkzeug: CenSig sitzt beim Verfassen und beim Senden mit im Postfach — und kann dort mehr tun, als eine Signatur einzufügen.
Gebrandeter Footer in jeder neuen Termineinladung — Logo, Kontakt, Kampagnenbanner. Mit eigenen Platzhaltern für Ort und Zeit, und einem Anfahrtsblock, der nur erscheint, wenn externe Gäste eingeladen sind. Für Outlook am Desktop und im Browser.
Regeln nach Dateityp, Größe und Anzahl: ein PDF im Anhang bekommt den passenden Hinweis unter die Signatur, ein unbekannter Dateityp löst eine Warnung aus, eine ausführbare Datei geht gar nicht erst raus. Ohne reguläre Ausdrücke — der Admin trägt Endungen ein, mehr nicht.
Prüft beim Senden die Empfängerliste auf die häufigsten Versehen: viele offene Adressen im An/CC statt BCC, ein neuer Externer in einer laufenden Antwortkette, ein interner Verteiler in einer Mail nach außen. Erst nur mitschreiben, dann warnen, dann blockieren — der Admin bestimmt die Schärfe je Regel.
Die Autoantwort war die letzte Mail aus dem Haus, die niemand gestaltet hat. Jetzt: gebrandetes Template mit Vertretung samt Durchwahl aus Entra ID, Signatur und Kampagnenbanner inklusive. Mitarbeitende tragen „von, bis, Vertretung" ein, wo sie gerade sind: im Outlook-Panel, in Teams oder im Browser, auch am Handy — und mehrere Urlaube im Voraus. Die IT sieht zentral, wer weg ist und wer es vergessen hat, und stellt es notfalls selbst ein.
CenSig erscheint als eigener Eintrag in Microsoft Teams (auch mobil), in der App-Leiste von Outlook und als Selbstbedienungs-Seite im Browser — dieselbe Oberfläche überall, Anmeldung mit dem Microsoft-Konto, das schon da ist. Ein Paket aus dem Admin Center, kein zusätzlicher Rollout. Heute für Abwesenheiten; weitere Selbstbedienung folgt an derselben Stelle.
Eine Profilseite pro Person — Foto, Kontakt, vCard zum Speichern — erreichbar über einen QR-Code direkt in der Signatur. Jede Mail wird zur Visitenkarte. Nur wer freigegeben ist, ist erreichbar; keine Übersicht, nichts für Suchmaschinen.
Jede Signatur ist so gut wie die Daten dahinter. Das Portal zeigt, wem Foto, Titel oder Durchwahl fehlen, und die IT korrigiert direkt in Entra ID — Foto-Upload inklusive. Die nächste Mail stimmt sofort, und mit ihr Adressbuch und Teams.
Angebote, Absagen, Willkommensmails als fertige Bausteine, zentral gepflegt. Mitarbeitende wählen sie im Outlook-Panel aus und fügen sie mit einem Klick ein — Platzhalter aus Entra ID inklusive, die Signatur bleibt stehen.
Das Portal zeigt, welche Add-in-Version in Ihrem Tenant läuft und ob eine Aktualisierung ansteht. Kampagnenbanner mit abgelaufenem Countdown fallen sofort rot auf; auf Wunsch endet ein Template automatisch mit seinem Banner. Fertige PowerShell-Skripte zum Herunterladen — für alles, was ein Admin lieber selbst in der Hand hat.
Die Exchange-Fallback-Regel für Mobilgeräte und ältere Office-Versionen synchronisiert sich auf Wunsch bei jeder Änderung automatisch. Abgelaufene Templates bleiben draußen, und das Portal warnt, bevor etwas schiefgeht. Wer die Regel lieber per PowerShell selbst pflegt, bekommt das fertige Skript.
Drei Schritte, kein Software-Rollout auf Endgeräten.
Ein Admin-Consent in Microsoft 365 verbindet CenSig mit Ihrem Tenant — minimale, delegierte Berechtigungen, zentral deployt über das Admin Center.
Ihr Corporate Design als Template: Farben, Logo, Bausteine, Regeln pro Abteilung oder Land. Auf Wunsch übernehmen wir das Branding komplett.
Jede neue E-Mail trägt die richtige Signatur — per Add-in beim Verfassen, per Exchange-Transportregel als Auffangnetz. Mitarbeiter können sie weder verändern noch vergessen.
CenSig ist Microsoft-365-nativ gebaut — keine Passwörter, keine Postfach-Zugriffe, keine Datenhaltung außerhalb der EU.
Betrieb auf Microsoft Azure in europäischen Rechenzentren. Ihre Verzeichnisdaten werden nur zum Rendern der Signatur gelesen — E-Mail-Inhalte nie.
Authentifizierung ausschließlich über Ihr Entra ID. CenSig sieht keine Zugangsdaten und arbeitet mit delegierten Berechtigungen im Kontext des jeweiligen Nutzers.
Jede Organisation ist strikt getrennt — eigene Templates, eigene Regeln, eigene Auswertungen. Onboarding per Standard-Consent-Flow von Microsoft.
CenSig kommt als Rundum-Service: Wir übernehmen Einrichtung, Signatur-Branding und den laufenden Betrieb — die Lizenz ist in der Betreuung bereits enthalten. So bleibt Ihre Signatur nicht nur am ersten Tag perfekt, sondern auch nach dem nächsten Rebranding.
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